Les allergies : les démarches à suivre

Préparer un séjour avec une allergie

Vous avez réservé un séjour pour vous ou pour un proche présentant une allergie alimentaire ou nécessitant une attention particulière. Afin de garantir un accueil adapté et sécurisé, certaines démarches doivent être réalisées avant le départ.

Cette procédure concerne les séjours groupes, les séjours pour les enfants adolescents, les séjours vacances adultes, les séjours en famille, les séjours aventure France ainsi que les formations BAFA et BAFD organisés en France métropolitaine et en Corse.

Selon la situation, les équipes UCPA peuvent organiser directement l’accueil du participant ou réaliser une étude complémentaire avec la Cellule Vacances et Solidarité (CVS), spécialisée dans l’accompagnement des situations nécessitant un suivi spécifique.

Nous vous recommandons de contacter la Cellule Vacances et Solidarité dès que possible avant ou après votre inscription.

Afin de permettre l’étude du dossier et la mise en place d’éventuels aménagements, il est fortement recommandé d’effectuer cette démarche le plus tôt possible. Les demandes formulées à moins de 15 jours du départ (J-15) pourront ne pas être acceptées selon l’option d’accueil demandée et les capacités d’organisation du séjour.

Cette prise de contact permet :

➔ d’anticiper l’organisation du séjour ;

➔ d’évaluer les besoins spécifiques du participant ;

➔ d’identifier rapidement les éventuels documents nécessaires ;

➔ de vérifier les capacités d’accueil du centre concerné.

Téléphone : 01 45 87 49 00 (tapez 4)

Email : cvs@ucpa.asso.fr

1. Signalez l'allergie avant ou dès l'inscription

Toute allergie alimentaire doit être déclarée dès la réservation du séjour.

Afin de permettre une étude rapide et adaptée du dossier, merci de préciser :

➔ les allergènes concernés ;

➔ le niveau de gravité de l’allergie ;

➔ les risques éventuels (exemple : choc anaphylactique) ;

➔ les traitements ou dispositifs d’urgence nécessaires ;

➔ les éventuelles contre-indications alimentaires strictes.

Plus les informations transmises sont précises, plus l’analyse du dossier peut être réalisée rapidement.

2. Étude du dossier par la CVS

➔ Analyse de la situation

La CVS étudie les informations transmises lors de l’inscription afin d’évaluer les besoins du participant.

➔ Demande d’informations complémentaires

Selon la situation, la CVS peut vous contacter afin de compléter le dossier ou obtenir des précisions médicales et organisationnelles.

➔ Évaluation avec le centre

La CVS échange avec la direction du centre et les équipes de restauration afin d’évaluer les possibilités d’accueil dans des conditions compatibles avec la sécurité du participant.

⚠️ Selon l’option d’accueil retenue, un surcoût pourra vous être demandé.

⚠️ Les demandes reçues à moins de 15 jours du départ (J-15) pourront ne pas être acceptées selon l’option d’accueil demandée, les délais de traitement restants et les capacités d’organisation du centre.

3. Documents pouvant être demandés

Selon le niveau d’allergie ou les besoins spécifiques, certains documents complémentaires peuvent être nécessaires :

➔ Projet d’Accueil Individualisé (PAI) ;

➔ certificat médical détaillé ;

➔ protocole d’urgence ;

➔ ordonnance des traitements ;

➔ consignes médicales spécifiques ;

➔ informations sur les conduites à tenir en cas de réaction allergique.

Afin de faciliter le traitement du dossier, merci de transmettre les documents demandés dans les meilleurs délais.

4. Traitement d’urgence

Si le participant dispose d’un traitement d’urgence, notamment d’un stylo d’adrénaline auto-injectable, merci de préciser :

➔ si le traitement sera disponible pendant le séjour ;

➔ si le participant sait utiliser son traitement seul ;

➔ si une assistance par un adulte est nécessaire ;

➔ où le traitement sera conservé pendant le séjour.

Il est important que les traitements soient accessibles à tout moment pendant les activités et les déplacements.

Le participant est mineur

Les informations concernant l’allergie doivent être renseignées dans la fiche sanitaire de liaison disponible dans votre dossier d’inscription. Si l’allergie nécessite un aménagement spécifique ou une vigilance particulière, nous vous recommandons également de contacter la CVS.

En présence d’un PAI ou d’un traitement médical associé, merci de transmettre :

➔ le PAI ;

➔ les traitements nécessaires ;

➔ les ordonnances correspondantes.

Le participant est majeur

(ou mineur dans le cadre d’un séjour Esprit de famille)

Si l’allergie nécessite un aménagement particulier, vous pouvez contacter :

➔ la Cellule Vacances et Solidarité ;

➔ ou directement le centre de séjour par email.

Même lorsque toutes les démarches ont été effectuées, certains centres ou certaines organisations de restauration peuvent ne pas permettre un accueil sécurisé.

La possibilité d’accueil est confirmée uniquement après étude complète du dossier par les équipes UCPA.

Cette validation dépend notamment :

➔ des contraintes du centre ;

➔ des capacités de restauration sur place ;

➔ du niveau de risque allergique ;

➔ des possibilités d’encadrement et d’accompagnement pendant le séjour.

Pour garantir les meilleures conditions d’accueil, les demandes d’aménagement liées à une allergie alimentaire doivent être transmises dans des délais compatibles avec leur étude. Les demandes effectuées à moins de 15 jours du départ (J-15) ne pourront pas systématiquement être prises en charge et pourront être refusées selon l’option d’accueil demandée.