COMMENT BIEN PREPARER VOTRE SEJOUR


Pensez a bien préparer les étapes de votre projet

C'est la clé de la réussite et du bon déroulement pour tous


Parce que nous savons que la mise en place d'un séjour scolaire prend du temps,

nous avons sélectionné pour vous des partenaires qui vous faciliteront l'organisation :

Assurances, transport, blog


Faites-nous confiance et partez sereins !

LES ETAPES DE VOTRE PROJET

La détermination de votre projet pédagogique

Étape cruciale pour la réussite de votre projet :

  • Déterminer les objectifs pédagogiques de ce séjour en lien avec votre projet d'établissement, le niveau de la classe et le socle commun
  • Vous concerter avec vos collègues pour obtenir des conseils ou peut-être étudier la possibilité de monter un projet transversal.
  • Faire valider votre projet par la direction
  • Se renseigner sur les possibilités de subventions
  • Faire adhérer les élèves et les parents à votre projet

Nos conseillers sont à votre écoute!

Nos conseillers sont à votre écoute du lundi au vendredi de 10h à 18h au +33328829300 pour répondre à vos questions et vous aider à trouver le séjour adapté à votre projet pédagogique.

Afin de vous envoyer une proposition de contrat adaptée à votre souhait, nous avons besoin de plusieurs informations :

  • La ou les disciplines sportives souhaitée(s)
  • Les dates possibles de départ
  • L'effectif souhaité ( nombre d'élèves et d'accompagnateurs)
  • Le budget
  • Si votre projet est soumis ou non à un appel d’offre (à valider avec le gestionnaire de votre établissement)
  • Si vous avez des demandes spécifiques par rapport à votre groupe : élèves en situation d'handicap, programme à la carte...

La proposition de contrat

Une fois le choix effectué avec notre équipe, nous vous ferons parvenir une proposition de contrat avec les détails du séjour afin de présenter votre projet en conseil d’administration. Cette proposition devient une réservation définitive au moment où nous recevons ce document signé par le chef d'établissement.


Nous nous engageons à vous faire parvenir votre proposition de contrat par mail sous 48h

(le délai peu être allongé en cas de demande à la carte).

La confirmation de votre séjour

Si la proposition de contrat qui vous a été envoyée est validée en conseil d'administration, vous pouvez nous la renvoyer dûment signée par votre chef d'établissement par mail ou par courrier accompagnée d'un acompte de 30% du montant total du séjour ou d'un bon de commande administratif (pour les établissements publics).

Dès réception de votre contrat signé accompagné de l’acompte, un conseiller prendra contact avec vous par téléphone pour confirmer la réservation et vérifier ensemble les éléments importants de votre dossier. Suite à cet appel, vous recevrez par mail l'ensemble des documents importants pour votre séjour.

A partir de ce moment, il sera votre interlocuteur jusqu'à votre départ.

Si toutefois la proposition n'aurait pas été validée ou que les places ne seraient plus disponibles au moment de la réception de celle-ci, nous nous engageons à vous aider à trouver une alternative à votre projet de départ.

Rappel et confirmation de votre effectif

Cet appel a pour objectif de faire le point sur vos effectifs et vous rappeler les conditions générales d’annulation.

De plus, l'UCPA vous offre un accès gratuit via la plateforme www.ondonnedesnouvelles.com, c'est le moment de demander vos codes d'accès pour commencer sa création.

La validation des dernières informations et le solde du voyage

Un dernier appel est effectué à J-30 avant le départ afin de faire le point sur les derniers préparatifs. Parallèlement, un mail récapitulatif vous est envoyé ainsi qu’aux équipes du village sportif choisi qui prendront contact avec vous pour répondre à toutes vos questions concernant la vie sur place (plan de chambre, activités, restauration , etc.)

Si vous avez choisi l'option transport avec l'UCPA, vous recevrez à J-15 votre convocation indiquant les horaires ainsi que les coordonnées du transporteur.

C'est le JOUR J nous vous souhaitons un excellent séjour!

Pour une sortie réussie, il ne faut rien oublier!

Pour cela nous vous avons préparé une liste des indispensables.

Nous vous rappelons que vous avez la possibilité d'alimenter un blog en ligne pour avoir un souvenir de votre séjour et surtout garder le lien avec les parents via le site www.ondonnedesnouvelles.com

Le retour de votre séjour et le bilan de votre expérience

Nous espérons que vous avez passé un excellent séjour et que vos élèves auront vécu une belle aventure à l'UCPA.

Vous recevrez par mail un questionnaire de satisfaction quelques jours après votre retour. N'hésitez pas à nous partager votre expérience afin de nous aider à améliorer continuellement nos services.

Le projet

La détermination de votre projet pédagogique

Étape cruciale pour la réussite de votre projet :

  • Déterminer les objectifs pédagogiques de ce séjour en lien avec votre projet d'établissement, le niveau de la classe et le socle commun
  • Vous concerter avec vos collègues pour obtenir des conseils ou peut-être étudier la possibilité de monter un projet transversal.
  • Faire valider votre projet par la direction
  • Se renseigner sur les possibilités de subventions
  • Faire adhérer les élèves et les parents à votre projet

Le devis

Nos conseillers sont à votre écoute!

Nos conseillers sont à votre écoute du lundi au vendredi de 10h à 18h au +33328829300 pour répondre à vos questions et vous aider à trouver le séjour adapté à votre projet pédagogique.

Afin de vous envoyer une proposition de contrat adaptée à votre souhait, nous avons besoin de plusieurs informations :

  • La ou les disciplines sportives souhaitée(s)
  • Les dates possibles de départ
  • L'effectif souhaité ( nombre d'élèves et d'accompagnateurs)
  • Le budget
  • Si votre projet est soumis ou non à un appel d’offre (à valider avec le gestionnaire de votre établissement)
  • Si vous avez des demandes spécifiques par rapport à votre groupe : élèves en situation d'handicap, programme à la carte...
La proposition de contrat

Une fois le choix effectué avec notre équipe, nous vous ferons parvenir une proposition de contrat avec les détails du séjour afin de présenter votre projet en conseil d’administration. Cette proposition devient une réservation définitive au moment où nous recevons ce document signé par le chef d'établissement.


Nous nous engageons à vous faire parvenir votre proposition de contrat par mail sous 48h

(le délai peu être allongé en cas de demande à la carte).

La confirmation

La confirmation de votre séjour

Si la proposition de contrat qui vous a été envoyée est validée en conseil d'administration, vous pouvez nous la renvoyer dûment signée par votre chef d'établissement par mail ou par courrier accompagnée d'un acompte de 30% du montant total du séjour ou d'un bon de commande administratif (pour les établissements publics).

Dès réception de votre contrat signé accompagné de l’acompte, un conseiller prendra contact avec vous par téléphone pour confirmer la réservation et vérifier ensemble les éléments importants de votre dossier. Suite à cet appel, vous recevrez par mail l'ensemble des documents importants pour votre séjour.

A partir de ce moment, il sera votre interlocuteur jusqu'à votre départ.

Si toutefois la proposition n'aurait pas été validée ou que les places ne seraient plus disponibles au moment de la réception de celle-ci, nous nous engageons à vous aider à trouver une alternative à votre projet de départ.

L'effectif

Rappel et confirmation de votre effectif

Cet appel a pour objectif de faire le point sur vos effectifs et vous rappeler les conditions générales d’annulation.

De plus, l'UCPA vous offre un accès gratuit via la plateforme www.ondonnedesnouvelles.com, c'est le moment de demander vos codes d'accès pour commencer sa création.

J-30 Le solde

La validation des dernières informations et le solde du voyage

Un dernier appel est effectué à J-30 avant le départ afin de faire le point sur les derniers préparatifs. Parallèlement, un mail récapitulatif vous est envoyé ainsi qu’aux équipes du village sportif choisi qui prendront contact avec vous pour répondre à toutes vos questions concernant la vie sur place (plan de chambre, activités, restauration , etc.)

Si vous avez choisi l'option transport avec l'UCPA, vous recevrez à J-15 votre convocation indiquant les horaires ainsi que les coordonnées du transporteur.

Le départ

C'est le JOUR J nous vous souhaitons un excellent séjour!

Pour une sortie réussie, il ne faut rien oublier!

Pour cela nous vous avons préparé une liste des indispensables.

Nous vous rappelons que vous avez la possibilité d'alimenter un blog en ligne pour avoir un souvenir de votre séjour et surtout garder le lien avec les parents via le site www.ondonnedesnouvelles.com

Le bilan

Le retour de votre séjour et le bilan de votre expérience

Nous espérons que vous avez passé un excellent séjour et que vos élèves auront vécu une belle aventure à l'UCPA.

Vous recevrez par mail un questionnaire de satisfaction quelques jours après votre retour. N'hésitez pas à nous partager votre expérience afin de nous aider à améliorer continuellement nos services.

Le ministère de l'éducation nationale a créé une page dédiée ' Sorties scolaires' vous permettant d'obtenir toutes les informations importantes, cliquez sur le lien ci-dessous :

FINANCER VOTRE PROJET

Vous pouvez bénéficiez de subventions selon la nature de votre projet, n'hésitez pas à solliciter toutes les instances :

  • CAF
  • Mairie et collectivités
  • Région
  • Associations et fédérations
  • Entreprises


Retrouvez quelques liens ci-dessous qui peuvent vous aider à financer une partie de votre projet :

L'UCPA VOUS ACCOMPAGNE

Parce que nous savons que la mise en place d'un séjour prend du temps, nous avons sélectionné pour vous des partenaires qui vous faciliteront l'organisation.


Une équipe dédiée, des assurances, le transport, un blog : faites-nous confiance et partez sereins!

NOUS SOMMES A VOTRE ECOUTE

L'UCPA vous propose un service dédié et spécialisé pour les établissements scolaires.


Disponible du lundi au vendredi

de 10H à 18H

03 28 82 93 00

scolaires@ucpa.asso.fr



Nous vous accompagnons dans le choix et le montage de votre projet jusqu'au départ de votre groupe.

Nous avons hâte de construire avec vous un projet !

A bientôt !

Sophie, Mathilde, Claire et Théophile

L'assurance

PARTEZ L'ESPRIT SEREIN!

Votre inscription sur un séjour scolaires à l'UCPA comprend uniquement une assurance Responsabilité Civile souscrite auprès de la compagnie ALLIANZ pour l'ensemble des participants.

Toutefois nous vous invitons vivement à souscrire à une assurance complémentaire qui vous garantira une meilleure couverture et vous permettra d'organiser votre classe de découverte en toute sérénité.

Avec notre partenaire ASSURINCO, nous avons négocié pour vous plusieurs formules d'assurance présentées ci-dessous en fonction de vos besoins.

L'assurance

PARTEZ L'ESPRIT SEREIN!

Votre inscription sur un séjour scolaires à l'UCPA comprend uniquement une assurance Responsabilité Civile souscrite auprès de la compagnie ALLIANZ pour l'ensemble des participants.

Toutefois nous vous invitons vivement à souscrire à une assurance complémentaire qui vous garantira une meilleure couverture et vous permettra d'organiser votre classe de découverte en toute sérénité.

Avec notre partenaire ASSURINCO, nous avons négocié pour vous plusieurs formules d'assurance présentées ci-dessous en fonction de vos besoins.

3 FORMULES POUR REPONDRE AU MIEUX A VOS BESOINS

PACK 1 : L 'assurance Multirisque avec garantie d'annulation

13€/personne

Elle couvre :

  • la garantie d'annulation (annulation du séjour, interruption du séjour, perte des bagages et accident individuel)
  • l'assistance rapatriement
  • les frais de recherches et secours

PACK 2 : L'assurance Multirisque sans garantie d'annulation

8€ / personne

Elle couvre :

  • l'assurance rapatriement
  • les frais de recherches et secours

PACK 3 - L'extension annulation totale du groupe

En complément de l'assurance Multirisque

2% du montant total du séjour

Elle couvre :

  • l'annulation totale du groupe suite à une décision préfectorale et ou rectorale de suspendre tout déplacement de groupe scolaires

Livrets Assurance :

LIVRET ASSURANCE PACK 1
LIVRET ASSURANCE PACK 2
LIVRET ASSURANCE PACK 3
LIVRET PROCESS pour signifier un sinistre et demander assistance

LE TRANSPORT

PARTEZ EN TOUTE CONFIANCE!

Pour vous faciliter l'organisation, nous vous proposons le transport en car
depuis la France, la Belgique et le Luxembourg.
Nous travaillons depuis plusieurs années avec des sociétés de transport
rigoureusement sélectionnées en qui nous avons confiance,
qui répondent à un cahier des charges très strict et respectent la législation en vigueur.

Choisir le transport avec l'UCPA c'est l'assurance d'avoir :
- une formule tout compris et sans supplément qui comprend le transport aller/retour mais aussi les frais de conducteurs, de route et de stationnement
- un interlocuteur unique qui vous accompagne jusqu'au départ et vous fournit toutes les informations nécessaires aux trajets.

LE TRANSPORT

PARTEZ EN TOUTE CONFIANCE!

Pour vous faciliter l'organisation, nous vous proposons le transport en car
depuis la France, la Belgique et le Luxembourg.
Nous travaillons depuis plusieurs années avec des sociétés de transport
rigoureusement sélectionnées en qui nous avons confiance,
qui répondent à un cahier des charges très strict et respectent la législation en vigueur.

Choisir le transport avec l'UCPA c'est l'assurance d'avoir :
- une formule tout compris et sans supplément qui comprend le transport aller/retour mais aussi les frais de conducteurs, de route et de stationnement
- un interlocuteur unique qui vous accompagne jusqu'au départ et vous fournit toutes les informations nécessaires aux trajets.

LE BLOG

ondonnedesnouvelles.com

Pour faciliter le travail des enseignants et leur permettre de garder le lien avec les parents jour après jour, cette plateforme gratuite offre aux enseignants la possibilité de partager les moments forts de la classe de découverte en publiant des photos et des vidéos sous la forme d'un journal de bord à personnaliser.

Vous pouvez également l'utiliser comme support pédagogique pour des thématiques transverses en français.

C'est simple d'utilisation, rapide et intuitif.
En cadeau, l'enseignant recevra un joli album photo qui reprendra tous les bons moments du séjour publiés.

LE BLOG

ondonnedesnouvelles.com

Pour faciliter le travail des enseignants et leur permettre de garder le lien avec les parents jour après jour, cette plateforme gratuite offre aux enseignants la possibilité de partager les moments forts de la classe de découverte en publiant des photos et des vidéos sous la forme d'un journal de bord à personnaliser.

Vous pouvez également l'utiliser comme support pédagogique pour des thématiques transverses en français.

C'est simple d'utilisation, rapide et intuitif.
En cadeau, l'enseignant recevra un joli album photo qui reprendra tous les bons moments du séjour publiés.