Nous répondons à vos questions!

Parce que nous savons que l'organisation d'un séjour demande du temps, de la patience et surtout de nombreuses informations à partager avec l'équipe de direction, les élèves et les parents, nous avons créé cette FAQ qui reprend les questions les plus fréquentes.


Notre Foire aux Questions a été élaborée afin de faciliter l’organisation de votre voyage scolaire. Vous y trouverez les informations utiles et nécessaires pour réaliser votre réservation et anticiper votre séjour !


Si toutefois, vous ne trouvez pas la réponse à votre question, nous sommes à votre disposition


L'équipe Scolaires UCPA

COVID-19 NOTRE PROTOCOLE D'ACCUEIL GROUPE

Le protocole sanitaire UCPA

Avez-vous des agréments?

L’UCPA dispose entre autres de l’agrément “Sports” (Ministère de la Jeunesse et des Sports) et de l’agrément “Ministère de l’Education Nationale”

Proposez vous des séjours à la carte ?

Pour les séjours “ski” nous proposons une offre tout compris avec 3 formules d’encadrement sportif. Les séjours sont prévus en 5 jours / 4 nuits du lundi matin au vendredi en fin de journée. Des options peuvent être ajoutées comme “l’arrivée la veille” ( le dimanche matin ou le dimanche matin) ou encore le “départ le lendemain” (samedi matin)

Pour les classes de découverte (hors ski), nous pouvons étudier des aménagements de programme en début ou fin de saison. (mars / avril / septembre / octobre)

Nos équipes sont à votre écoute et vous répondent dans les meilleurs délais.


Est-il possible de poser une option ?

Toutes les propositions envoyées par l’UCPA sont sous réserve de disponibilité. Ne tardez pas à renvoyer votre contrat signé pour valider définitivement votre réservation.


Peut-on souscrire à une assurance individuelle ?

L’UCPA et son partenaire Assurinco vous proposent des assurances dites “groupes” avec un tarif négocié. Elles ne sont donc pas souscriptibles de manière individuelle. Tout le groupe doit y souscrire.

Comment puis-je valider ma réservation ?

Vous pouvez valider votre réservation en nous renvoyant votre proposition de contrat signée accompagnée d’un acompte de 30% par mail à l’adresse suivante scolaires@ucpa.asso.fr


Peut-il avoir d’autres groupes présents en même temps que mon établissement ?

La majorité de nos villages sportifs ont une capacité supérieure à 100 lits. Vous pourrez donc être amené à “partager” le centre avec d’autres groupes. Dans la grande majorité des cas, nous ne mélangeons pas les publics. Les semaines proposées sont essentiellement dédiées aux scolaires.

Est-il possible de contacter directement le village sportif?

Le directeur du centre ou le responsable des activités prendra directement contact avec vous quelques semaines avant votre arrivée pour finaliser le déroulement de la semaine et optimiser votre accueil. Avant cela, vous serez en contact avec notre chargé d’administration des ventes.

Comment confirmer une réservation ?

Pour confirmer votre séjour, il suffit de nous retourner le contrat signé et paraphé accompagné d’un acompte de 30% du montant du séjour. Pour les établissements publics, il est possible de fournir un Bon de Commande Administratif. Le solde sera à régler au plus tard 1 mois avant le départ.


Puis-je modifier ma réservation, une fois le séjour validé ?

Oui votre réservation peut être modifiée jusqu’au jour de votre départ. Toute modification pourra être prise en compte uniquement par un écrit de votre part sur notre boite mail scolaires@ucpa.asso.fr. Si vous souhaitez ajouter des participants cela se fera sous réserve des disponibilités et si vous souhaitez annuler des participants attention à moins de 90 jours de votre départ des frais seront appliqués. Ces frais vous sont indiqués dans les conditions générales de votre contrat.


Comment annuler mon séjour ?

Vous pouvez annuler votre séjour par un écrit de votre part sur notre boite mail scolaires@ucpa.asso.fr. Les frais d’annulations inhérents sont indiqués dans les conditions générales de votre contrat.


Quels sont les modes de paiement acceptés ?

Vous pouvez régler votre séjour par chèque bancaire ou par virement. Les chèques vacances ANCV ou coupon sport sont également acceptés.

Quel document doit-on présenter lors de notre arrivée ?

Le responsable du groupe présente sa confirmation de réservation à l’accueil lors de son arrivée.


Ai-je besoin d’un transport sur place?

Nos séjours étant prévus en tout compris, vous n’aurez pas besoin de transport sur place. Si des déplacements sont à prévoir, ils sont compris dans votre formule.


Les accompagnateurs doivent-ils participer aux activités ?

Le vivre ensemble et le partage sont au cœur de notre projet éducatif et sportif. C’est pourquoi, nos séjours prévoient que les accompagnateurs participent aux activités sportives avec les élèves. De plus, “la responsabilité de l'enseignant reste pleine et entière même en présence d'un intervenant extérieur éventuel.” (Extrait de la circulaire n° 2017-075 du 19-4-2017 de l’Education Nationale)


Faut-il faire le ménage durant le séjour ?

En effet, nous vous demandons à la fin de votre séjour, de nettoyer votre chambre, du matériel est à disposition près des chambres dans les couloirs. Nous vous demandons également de mettre vos draps dans les bacs prévus à cet effet.


Le linge de lit est-il fourni ?

Oui, le linge de lit est fourni. Attention, toutefois pour les séjours en itinérance ou en camping nous vous demanderons d’apporter un sac de couchage.


A quel moment puis-je récupérer mon forfait de remontées mécaniques ?

Le forfait de remontées mécaniques vous sera délivré lors de votre arrivée par le responsable des activités. Ce forfait sera valable durant toute la durée de votre séjour (voir condition de votre contrat).


Puis-je apporter mon propre matériel ?

L’UCPA propose des offres tout compris, matériel inclus. Nous avons des partenariats avec de grands équipementiers et une grande partie de notre matériel est renouvelée chaque année. Vous aurez donc un choix varié de matériel à disposition selon votre niveau. Vous pouvez si vous le souhaitez apporter votre propre matériel qui restera sous votre entière responsabilité (pas de casiers individuels sécurisés) et ne sera pas soumis à réduction sur le montant de votre séjour.

Que proposez vous pour les régimes spéciaux ?

Si un participant est concerné par des allergies alimentaires ( gluten, sésame, arachide,...) nécessitant un régime personnalisé et /ou un traitement avec un suivi médical personnalisé pendant le séjour, merci de nous informer au plus vite afin que nos équipes sur place en soient informées.


Proposez pas des repas confessionnels

L’UCPA, association laïque-loi 1901, n’a pas vocation à proposer des régimes confessionnels. Nous proposons des repas sous forme de buffet avec différents choix de légumes, féculents, viandes et poissons.

Proposez vous le transport depuis mon établissement?

Nous pouvons vous faire une proposition de transport aller/retour en car depuis votre établissement. Les tarifs comprennent également les frais de route et de chauffeurs.

(Les chauffeurs ne sont pas hébergés sur nos villages sportifs)

Si vous venez en train, nous pouvons vous proposer un transfert aller/retour jusqu’au village sportif UCPA

Combien de temps à l’avance dois-je réserver mon transport en autocar ?

Vous pouvez nous faire la demande jusqu’à 3 mois avant votre date de départ pour avoir un tarif garanti.


Quelles sont les capacités de vos autocars ?

Nous vous proposons des autocars de 33 places, 53 places et 61 places.


Y-a-t-il une réglementation concernant les bagages ?

Le poids maximum du bagage en soute est de 20 kg et de 5kg en cabine.


A quel moment me communiquerez-vous le nom du transporteur ?

Nous vous communiquerons le nom de la compagnie et le numéro d’astreinte 3 semaines avant votre départ.


Est-il possible de prévoir un détour, une visite pendant le trajet ?

Oui cela est possible sur demande et entraînera une révision du tarif.


Un panier repas est-il distribué lors du trajet Aller?

Non, L’UCPA ne distribue pas de panier repas à l’aller. Nous conseillons donc que les élèves apportent de quoi se restaurer pendant le trajet afin que ce dernier soit plus confortable.


Proposez-vous des assurances ?

Nous proposons des assurances en partenariat avec ASSURINCO - MUTAIDE spécialement conçues pour les séjours sportifs.


  • Garanties individuelles

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 1 : Multirisque (incluant l'assistance rapatriement frais de recherches & secours + annulation séjour + interruption séjour + bagages + individuelle accident) : 10€ / personne (à souscrire pour tout le groupe)

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 2 : Multirisque sans garantie d’annulation séjour : 7€ /personne (à souscrire pour tout le groupe)


  • Garanties collectives

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 3 : Garantie annulation totale de groupe (En complément de la Multirisque Pack 1, à souscrire simultanément) : 2% du montant total du Voyage

DOCUMENTS A TÉLÉCHARGER


Comment et à quel moment dois-je souscrire à l’assurance?

Vous pouvez contracter ces assurances en nous contactant directement jusqu’à 3 mois avant de votre départ pour l'assurance incluant l'annulation et jusqu'à 1 mois avant départ pour l'assurance multirisque sans garantie d'annulation.

Avant la réservation

Avez-vous des agréments?

L’UCPA dispose entre autres de l’agrément “Sports” (Ministère de la Jeunesse et des Sports) et de l’agrément “Ministère de l’Education Nationale”

Proposez vous des séjours à la carte ?

Pour les séjours “ski” nous proposons une offre tout compris avec 3 formules d’encadrement sportif. Les séjours sont prévus en 5 jours / 4 nuits du lundi matin au vendredi en fin de journée. Des options peuvent être ajoutées comme “l’arrivée la veille” ( le dimanche matin ou le dimanche matin) ou encore le “départ le lendemain” (samedi matin)

Pour les classes de découverte (hors ski), nous pouvons étudier des aménagements de programme en début ou fin de saison. (mars / avril / septembre / octobre)

Nos équipes sont à votre écoute et vous répondent dans les meilleurs délais.


Est-il possible de poser une option ?

Toutes les propositions envoyées par l’UCPA sont sous réserve de disponibilité. Ne tardez pas à renvoyer votre contrat signé pour valider définitivement votre réservation.


Peut-on souscrire à une assurance individuelle ?

L’UCPA et son partenaire Assurinco vous proposent des assurances dites “groupes” avec un tarif négocié. Elles ne sont donc pas souscriptibles de manière individuelle. Tout le groupe doit y souscrire.

Comment puis-je valider ma réservation ?

Vous pouvez valider votre réservation en nous renvoyant votre proposition de contrat signée accompagnée d’un acompte de 30% par mail à l’adresse suivante scolaires@ucpa.asso.fr


Peut-il avoir d’autres groupes présents en même temps que mon établissement ?

La majorité de nos villages sportifs ont une capacité supérieure à 100 lits. Vous pourrez donc être amené à “partager” le centre avec d’autres groupes. Dans la grande majorité des cas, nous ne mélangeons pas les publics. Les semaines proposées sont essentiellement dédiées aux scolaires.

Est-il possible de contacter directement le village sportif?

Le directeur du centre ou le responsable des activités prendra directement contact avec vous quelques semaines avant votre arrivée pour finaliser le déroulement de la semaine et optimiser votre accueil. Avant cela, vous serez en contact avec notre chargé d’administration des ventes.

La réservation

Comment confirmer une réservation ?

Pour confirmer votre séjour, il suffit de nous retourner le contrat signé et paraphé accompagné d’un acompte de 30% du montant du séjour. Pour les établissements publics, il est possible de fournir un Bon de Commande Administratif. Le solde sera à régler au plus tard 1 mois avant le départ.


Puis-je modifier ma réservation, une fois le séjour validé ?

Oui votre réservation peut être modifiée jusqu’au jour de votre départ. Toute modification pourra être prise en compte uniquement par un écrit de votre part sur notre boite mail scolaires@ucpa.asso.fr. Si vous souhaitez ajouter des participants cela se fera sous réserve des disponibilités et si vous souhaitez annuler des participants attention à moins de 90 jours de votre départ des frais seront appliqués. Ces frais vous sont indiqués dans les conditions générales de votre contrat.


Comment annuler mon séjour ?

Vous pouvez annuler votre séjour par un écrit de votre part sur notre boite mail scolaires@ucpa.asso.fr. Les frais d’annulations inhérents sont indiqués dans les conditions générales de votre contrat.


Quels sont les modes de paiement acceptés ?

Vous pouvez régler votre séjour par chèque bancaire ou par virement. Les chèques vacances ANCV ou coupon sport sont également acceptés.

Pendant le séjour

Quel document doit-on présenter lors de notre arrivée ?

Le responsable du groupe présente sa confirmation de réservation à l’accueil lors de son arrivée.


Ai-je besoin d’un transport sur place?

Nos séjours étant prévus en tout compris, vous n’aurez pas besoin de transport sur place. Si des déplacements sont à prévoir, ils sont compris dans votre formule.


Les accompagnateurs doivent-ils participer aux activités ?

Le vivre ensemble et le partage sont au cœur de notre projet éducatif et sportif. C’est pourquoi, nos séjours prévoient que les accompagnateurs participent aux activités sportives avec les élèves. De plus, “la responsabilité de l'enseignant reste pleine et entière même en présence d'un intervenant extérieur éventuel.” (Extrait de la circulaire n° 2017-075 du 19-4-2017 de l’Education Nationale)


Faut-il faire le ménage durant le séjour ?

En effet, nous vous demandons à la fin de votre séjour, de nettoyer votre chambre, du matériel est à disposition près des chambres dans les couloirs. Nous vous demandons également de mettre vos draps dans les bacs prévus à cet effet.


Le linge de lit est-il fourni ?

Oui, le linge de lit est fourni. Attention, toutefois pour les séjours en itinérance ou en camping nous vous demanderons d’apporter un sac de couchage.


A quel moment puis-je récupérer mon forfait de remontées mécaniques ?

Le forfait de remontées mécaniques vous sera délivré lors de votre arrivée par le responsable des activités. Ce forfait sera valable durant toute la durée de votre séjour (voir condition de votre contrat).


Puis-je apporter mon propre matériel ?

L’UCPA propose des offres tout compris, matériel inclus. Nous avons des partenariats avec de grands équipementiers et une grande partie de notre matériel est renouvelée chaque année. Vous aurez donc un choix varié de matériel à disposition selon votre niveau. Vous pouvez si vous le souhaitez apporter votre propre matériel qui restera sous votre entière responsabilité (pas de casiers individuels sécurisés) et ne sera pas soumis à réduction sur le montant de votre séjour.

Que proposez vous pour les régimes spéciaux ?

Si un participant est concerné par des allergies alimentaires ( gluten, sésame, arachide,...) nécessitant un régime personnalisé et /ou un traitement avec un suivi médical personnalisé pendant le séjour, merci de nous informer au plus vite afin que nos équipes sur place en soient informées.


Proposez pas des repas confessionnels

L’UCPA, association laïque-loi 1901, n’a pas vocation à proposer des régimes confessionnels. Nous proposons des repas sous forme de buffet avec différents choix de légumes, féculents, viandes et poissons.

Le transport

Proposez vous le transport depuis mon établissement?

Nous pouvons vous faire une proposition de transport aller/retour en car depuis votre établissement. Les tarifs comprennent également les frais de route et de chauffeurs.

(Les chauffeurs ne sont pas hébergés sur nos villages sportifs)

Si vous venez en train, nous pouvons vous proposer un transfert aller/retour jusqu’au village sportif UCPA

Combien de temps à l’avance dois-je réserver mon transport en autocar ?

Vous pouvez nous faire la demande jusqu’à 3 mois avant votre date de départ pour avoir un tarif garanti.


Quelles sont les capacités de vos autocars ?

Nous vous proposons des autocars de 33 places, 53 places et 61 places.


Y-a-t-il une réglementation concernant les bagages ?

Le poids maximum du bagage en soute est de 20 kg et de 5kg en cabine.


A quel moment me communiquerez-vous le nom du transporteur ?

Nous vous communiquerons le nom de la compagnie et le numéro d’astreinte 3 semaines avant votre départ.


Est-il possible de prévoir un détour, une visite pendant le trajet ?

Oui cela est possible sur demande et entraînera une révision du tarif.


Un panier repas est-il distribué lors du trajet Aller?

Non, L’UCPA ne distribue pas de panier repas à l’aller. Nous conseillons donc que les élèves apportent de quoi se restaurer pendant le trajet afin que ce dernier soit plus confortable.


Les assurances

Proposez-vous des assurances ?

Nous proposons des assurances en partenariat avec ASSURINCO - MUTAIDE spécialement conçues pour les séjours sportifs.


  • Garanties individuelles

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 1 : Multirisque (incluant l'assistance rapatriement frais de recherches & secours + annulation séjour + interruption séjour + bagages + individuelle accident) : 10€ / personne (à souscrire pour tout le groupe)

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 2 : Multirisque sans garantie d’annulation séjour : 7€ /personne (à souscrire pour tout le groupe)


  • Garanties collectives

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 3 : Garantie annulation totale de groupe (En complément de la Multirisque Pack 1, à souscrire simultanément) : 2% du montant total du Voyage

DOCUMENTS A TÉLÉCHARGER


Comment et à quel moment dois-je souscrire à l’assurance?

Vous pouvez contracter ces assurances en nous contactant directement jusqu’à 3 mois avant de votre départ pour l'assurance incluant l'annulation et jusqu'à 1 mois avant départ pour l'assurance multirisque sans garantie d'annulation.

Si toutefois, vous ne trouvez pas la réponse à votre question, nous sommes à votre disposition du Lundi au Vendredi de 10h00 à 18H00 pour vous aider dans votre projet;

Soit par téléphone au : 0825 041 041

Soit par mail : groupes@ucpa.asso.fr ou scolaires@ucpa.asso.fr


L'équipe UCPA